個人情報及び特定個人情報保護方針
シーツリー合同会社（以下「当社」といいます。）は、事業運営にあたり個人情報および特定個人情報の適正な取扱いが社会的責任であると認識し、下記のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定め、これを遵守いたします。
1. 基本方針
当社は、個人情報保護に関する法令（個人情報保護法等）および国が定める指針を遵守するとともに、最新の安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止に努めます。
利用目的をできる限り明確化し、ご本人への通知または公表を行います。
ご本人の同意なく、定められた利用目的を超えて個人情報を利用することはありません。ただし、法令に基づく場合や正当な理由がある場合はこの限りではありません。
2. 個人情報の取得・利用目的
当社は、以下の目的のために、必要な範囲で個人情報および特定個人情報を取得・利用いたします。
【治験の被験者募集関連事業における利用目的】
治験・臨床試験への参加者募集および管理
目的：医薬品や医療機器の効果や安全性を確認するための治験・臨床試験の実施に向け、適格な被験者を選定し、その後の試験参加に関する条件確認、スケジュール調整、治験参加終了後の治験主催者との継続的な接触機会の確保を行うため。
具体例：応募者の氏名、性別、年齢、住所、連絡先、健康状態、既往歴、治験への参加履歴等の当社又は治験主催者が定める情報を取得し、試験参加の適否を判断するために治験主催者と共有するとともに、試験終了後のフォローアップに利用します。
治験・臨床試験に関する情報提供およびお知らせの配信
目的：治験や臨床試験の募集内容、実施時期、謝礼の取り扱い、進行状況、試験結果の概要、注意事項等の重要情報を適切に被験者および関係者に伝達するため。
具体例：メールマガジン、SMS、ダイレクトメール、電話連絡等の手段により、最新情報や変更点、注意喚起事項をお知らせし、被験者が正しい情報をもって参加判断できるよう支援します。
【ソフトウェアサービス事業全般にかかる利用目的】
サービス品質向上および利用状況の調査・分析
目的：利用者のソフトウェア利用状況、問い合わせ内容などを集計・分析し、サービスの質を向上させるため。
具体例：入力されたデータ、ソフトウェア各機能の利用状況、問い合わせ内容の傾向、利用者からのフィードバック等を個人が特定できない形で定量的・定性的に分析し、募集方法の改善、新たな試験企画の検討、また利用者のニーズに沿ったサービス改善策を策定します。
会員専用サービスの提供とサポート
目的：会員向けのマイページ機能や専用サポートサービスを提供し、個々の会員に合わせた情報管理、連絡、相談対応を行うため。
具体例：会員登録時に入力いただく個人情報を用いて、ログイン機能の提供、過去の利用履歴の確認、問い合わせ履歴の管理、パスワードの再発行や会員情報の更新手続きなど、会員の利便性を向上させるためのシステム運営を実施します。
マーケティング活動
目的：利用者に有益な情報やサービスに関するご案内、広告、またはプロモーション情報を提供するため。
具体例：新サービスのご案内、キャンペーン情報、アンケートの実施などを行います。
お取引先および関連機関との連携業務
目的：お取引先、その他関連する外部組織との円滑な連携を行い、業務遂行に必要な情報の共有を行うため。
具体例：利用者によってシステムに入力された情報、利用者の会員登録状況、治験関連サービスにおける治験参加者の連絡先等の情報を、委託契約や機密保持契約に基づいて、適正な範囲で提供し、業務の効率化および正確な情報連携を実現します。
3. 個人情報の第三者提供について
当社は、原則としてご本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、以下の場合に限り、必要な範囲で第三者に情報を提供することがあります。
- ご本人の明示的な同意がある場合
例：当社のサービス利用にあたり、特定の情報を第三者と共有することに同意された場合（例：治験参加に関する紹介、連携機関との情報交換など）。
- 法令に基づく場合
例：裁判所や行政機関からの正式な要請があった場合、または法令に従い情報提供が義務付けられた場合に、提供先に対して必要な情報を提供します。
- 緊急性があり、本人の同意を得ることが困難な場合
例：事故や急病など、緊急の措置が必要な場合に、速やかに医療機関や救急機関に必要な情報を提供し、本人の安全や生命、身体、財産を保護するための措置を講じます。
- 公衆衛生の向上または児童の健全育成のため特に必要な場合
例：感染症の流行時や公衆衛生上の重大なリスク、児童の健全育成のために必要性が認められる場合に、関係機関へ必要な情報を提供し、対策の実施を支援します。
4. 業務委託先への提供および管理
当社は、上記利用目的の達成に必要な範囲で、機密保持契約等の適切な契約を締結した委託先へ個人情報を提供する場合があります。委託先に対しては、個人情報の安全管理および適正な取扱いがなされるよう、必要な監督および指導を実施いたします。
5. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損を防止するため、以下の具体的な安全管理措置を実施しています。
技術的対策
- 不正アクセス対策：ファイアウォールや侵入検知システムの導入により、外部からの不正アクセスを防止します。
- ウイルス対策：最新のアンチウイルスソフトウェアを用いて、コンピュータウイルスやマルウェアの感染を防ぎます。
- データの暗号化：個人情報を送受信する際、SSL/TLS などの暗号化技術を利用し、情報の安全な通信を確保します。
組織的対策
- 個人情報管理責任者の任命：当社内で個人情報の管理体制を統括する責任者を任命し、管理体制の監督・運用を徹底します。
- 従業員教育の実施：定期的なセキュリティ研修や個人情報保護に関する教育プログラムを実施し、全従業員に最新のリスクと対策を周知徹底します。
- アクセス権限の制限：業務上必要な従業員にのみ個人情報へのアクセス権限を付与し、不必要なアクセスを防止します。
物理的対策
- 入退室管理の徹底：個人情報を保管するオフィスへのアクセスを制限し、鍵やカードキーによる入退室管理システムを導入しています。
- 書類管理の強化：紙媒体の個人情報については、施錠可能なキャビネット等に保管し、不要となった書類は速やかにシュレッダー処理を行います。
6. 個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続き
ご本人または正当な代理人が個人情報の確認や訂正、利用停止等を希望される場合、以下の手順に従って対応いたします。
- お問い合わせ
当社指定の「個人情報開示等申請書」を、下記の個人情報相談窓口にご請求ください。
- 本人確認のための書類提出
ご本人であることを確認するため、必要な本人確認書類（運転免許証、パスポート等）や、代理人の場合は委任状、代理人の本人確認書類、印鑑証明等の必要書類をご提出いただきます。申請のたびに、郵送料として 1,000 円分の郵便切手を同封していただく必要があります。あらかじめご了承ください。
- 当社による審査・回答
ご提出いただいた書類に基づき、本人確認を実施します。確認が完了次第、合理的な期間内に、情報の開示、訂正、利用停止等の手続きを進めます。
- 手続き完了後の対応
手続きが完了した旨をご連絡し、必要に応じて変更後の情報や確認書類を送付いたします。
- 書類の保存と破棄
いただいた申請書類は、開示等手続きの終了後、法令に基づき 1 年間保存した後、適切な方法で破棄いたします。
なお、個人情報の利用停止を行なった場合、当社提供の各サービスの利用規約に基づき、各サービスの一部または全部がご利用いただけなくなる場合がございますので、予めご了承ください。
7. 個人情報相談窓口
【シーツリー合同会社 個人情報相談窓口】
- E-Mail： info@ctree.jp
- 郵送： 〒530-0001 大阪市北区梅田 1-1-3 大阪駅前第 3 ビル 29 階
8. 継続的改善および改訂について
当社は、本ポリシーに基づく個人情報保護体制の運用状況を定期的に見直し、必要に応じて改善・改訂を行います。
当社は、本プライバシーポリシーの内容を、事前の予告なく変更することがあります。変更後のプライバシーポリシーは、当社ウェブサイトへの掲載をもって効力を生じるものとします。
変更の通知
本プライバシーポリシーの重要な変更については、変更内容をわかりやすく表示するとともに、変更前に利用者に通知します。通知は、以下のいずれかの方法で行います。
- 当社ウェブサイトへの掲載
- 当社提供のサービス上への掲載
- その他当社が適切と判断した方法
ただし、緊急の場合には、変更後に通知することがあります。
ユーザーの承諾
変更後のプライバシーポリシーに同意いただけない場合は、利用者は当社が提供するサービスの利用を停止することができます。変更後のプライバシーポリシーの効力発生日以降に当社提供のサービスを継続して利用した場合、利用者は変更後のプライバシーポリシーに同意したものとみなします。
制定日：2024 年 12 月 1 日
最終改訂日：2025 年 2 月 2 日
シーツリー合同会社
CEO 磯 悠記